電子定款とは
定款には書式が決まっていないので、一般的にはA4サイズの横書き（用紙は縦）で作成します。
昔は手書きでしたが、誤字脱字などをすると訂正が面倒なので、現在はパソコンでの作成が一般的です。
電子定款はパソコンで作成した文書をプリントアウトせずに署名押印に代えて電子署名をしてPDF化をします。
株式会社の場合はこのPDF化された電子定款を公証人役場へ送り認証を受けます。
合同会社の場合は公証人役場の認証は不要ですが、設立登記をする際には法務局へ提出が必要です。
電子定款のメリットとデメリット
紙で作成された定款に比べた電子定款のメリットは紙と違い保管のスペースが要らないなどもありますが、最大のメリットは収入印紙代の4万円が不要となることです。（記事作成時の印紙代）
設立時には何かとお金が必要なのでできるだけコストセーブしたいところです。
しかし、電子定款を作成するには電子署名をするためのソフトやICカードリーダーライタなどのソフトやハードの整備が必要となります。
定款の内容そのものの不安、電子定款を作成する際の手間や設備投資も問題です。
定款作成ができ、電子定款用の設備を整えた行政書士に依頼することも選択のひとつでしょう。
個人で電子定款を作成する手順
①必要なもの
電子証明書の入ったマイナンバーカード
紙で送られてきている通知カードではありません。
プラスチック製のICカードでICの中に電子証明が記憶されています。
PDF作成ソフト
パソコンで作成した定款の文書を電子署名をPDFデータに加える機能があるソフトが必要です。
Adbe製のAdbe Acrobatが代表となります。
ICカードリーダ・ライタ
マイナンバーカードに収められている情報を読み取るための機材です。
USB接続する機材ですが、マイナンバーカードに対応している必要があります。
電子署名プラグインソフト
法務省のホームページからダウンロードします。
②定款作成
定款には決まった書式は無いのでWordなどのソフトを使って作成します。
その際、株式会社、合同会社それぞれの法人によって必要な絶対的記載事項があるので注意してください。
③定款の電子化
パソコン上で定款ができたらPDF作成ソフトでPDF化します。
④電子証明書の付与
ICカードリーダ・ライタを使って電子証明書を読み込みます。
その内容を法務局のホームページで入手した署名プラグインソフトを使ってPDF化した定款データに挿入します。
⑤電子定款の認証
PDF化した定款に電子証明書を加えただけでは効力がありません。
『登記・供託オンライン申請システム』でデータを送り、認証をしてもらいます。
⑥公証人役場
株式会社の場合には公証役場で定款データの受取が必要になります。
受取に行く場合には予め電話で訪問日時を伝えておきましょう。
また、受取に行く公証役場のホームページを予め確認することをおすすめします。
- 【受取に必要な主なもの】
- USBメモリ
- プリントアウトした電子定款・・・2通
- 発起人の印鑑証明（全員分）
- 委任状（電子署名をした発起人以外の人の分）
- 認証手数料など5万円（記事作成時）
受取人の身分証明書（運転免許証、パスポートなど）
印鑑
まとめ
ソフトや機材をそろえれば自力で電子定款を作成することは可能です。
でも設立時にはいろいろとやる事が多いので作業を外注化することも大切です。
神経をすり減らす部分は極力減らして、本人しかできない本質的なことに尽力することが事業を成功させるために必要ではないでしょうか。
定款の内容はとても大事なので、ご自身で考え、作成することはとても良い事だと思います。
経営方針や事業内容とあわせてぜひとも時間を割いてお考えください。
そして外注化できる部分は費用対効果を考えて外注化してください。
